Dari Arsip hingga E-Purchasing, Dua Daerah Bertukar Pengalaman
MARTAPURA - Bapperida Kabupaten Banjar melalui Bidang Sekretariat menerima kunjungan kerja dari Bapperida Kota Palangkaraya dalam rangka memperkuat tata kelola administrasi dan berbagi praktik baik antar daerah. Kunjungan tersebut diterima langsung oleh Sekretaris Bapperida Kabupaten Banjar, Hanafi, didampingi Kasubbag Umum dan Kepegawaian Gusti Zulfah serta staf bagian perencanaan M. Rizky Rifani. Suasana pertemuan berlangsung hangat dan penuh diskusi konstruktif.
Dalam sambutannya, Sekretaris Hanafi menyampaikan apresiasi atas kunjungan yang dilakukan oleh Bapperida Kota Palangkaraya. Ia menegaskan bahwa forum seperti ini menjadi sarana penting untuk saling bertukar pengalaman, khususnya dalam meningkatkan kualitas tata kelola pemerintahan. “Kami sangat terbuka untuk berbagi praktik yang telah kami jalankan, sekaligus belajar dari pengalaman daerah lain agar dapat terus berbenah,” ujarnya.
Sementara itu, perwkilan dari Bapperida Kota Palangkaraya melalui Kasubbag Umum dan Kepegawaian menyampaikan bahwa kunjungan ini bertujuan untuk menggali informasi terkait pelaksanaan penatausahaan kearsipan serta persiapan penggandaan melalui mekanisme e-purchasing atau e-katalog. Ia mengungkapkan bahwa pihaknya masih menghadapi sejumlah kendala, terutama dalam penyusunan dokumen pengadaan yang belum seragam serta pemahaman teknis terkait penggunaan Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
Menanggapi hal tersebut, pihak Bapperida Kabupaten Banjar menjelaskan bahwa dalam praktiknya, dokumen persiapan pengadaan memang dapat bervariasi, namun yang terpenting adalah adanya pembanding spesifikasi sebagai dasar pengambilan keputusan. Terkait HPS, dijelaskan bahwa penyusunan HPS tetap dilakukan sebagai bagian dari administrasi, meskipun tidak selalu diunggah dalam sistem e-purchasing, kecuali untuk nilai pengadaan tertentu. Selain itu, komunikasi aktif dengan penyedia melalui fitur e-katalog juga menjadi strategi untuk memastikan kesesuaian spesifikasi barang.
Diskusi juga berkembang pada aspek kearsipan, di mana Bapperida Kota Palangkaraya menyampaikan tantangan dalam proses pemusnahan arsip yang dinilai cukup kompleks. Menanggapi hal tersebut, Bapperida Kabupaten Banjar berbagi pengalaman bahwa pengelolaan arsip dapat diperkuat melalui koordinasi dengan dinas kearsipan, termasuk dalam proses verifikasi dan pemusnahan arsip secara terstruktur. Pendekatan ini dinilai mampu mempermudah proses sekaligus memastikan tertib administrasi.
Kegiatan diakhiri dengan sesi foto bersama sebagai simbol sinergi dan kolaborasi antar daerah. Bapperida Kabupaten Banjar berharap pertemuan ini tidak hanya menjadi ajang silaturahmi, tetapi juga membuka peluang kerja sama yang lebih luas ke depan, khususnya dalam peningkatan kualitas layanan administrasi, kearsipan, dan pengelolaan pengadaan barang dan jasa yang semakin transparan dan akuntabel.(Ione/Brigade Bapperida)