Rakor Kearsipan Kabupaten Banjar 2026 Perkuat Tata Kelola Arsip yang Akuntabel dan Berkelanjutan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kabupaten Banjar menggelar Rapat Koordinasi (Rakor) Kearsipan Kabupaten Banjar Tahun 2026 dengan tema “Penguatan Kapasitas Unit Kearsipan dan Unit Pengolah dalam Mewujudkan Tata Kelola Arsip yang Akuntabel dan Berkelanjutan di Kabupaten Banjar.” Kegiatan yang berlangsung di Aeris Hotel Banjarbaru pada Rabu (24/6/2026) ini dibuka secara resmi oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Banjar, Kencana Wati, serta diikuti oleh pengelola kearsipan dari berbagai perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Banjar.
Dalam sambutannya, Kencana Wati menegaskan bahwa arsip memiliki peran strategis dalam penyelenggaraan pemerintahan karena menjadi bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan dasar dalam pengambilan keputusan. Oleh karena itu, diperlukan sinergi yang kuat antara Unit Pengolah sebagai pencipta arsip dan Unit Kearsipan sebagai pengelola arsip agar seluruh dokumen pemerintahan dapat tertata dengan baik, terpelihara, serta mudah ditemukan kembali saat diperlukan.
“Arsip bukan hanya sekadar kumpulan dokumen, tetapi merupakan memori organisasi yang menjadi bukti akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan. Pengelolaan arsip yang baik akan mendukung transparansi, efektivitas kerja, dan kualitas pelayanan publik kepada masyarakat,” ujar Kencana Wati.
Ia juga mengingatkan pentingnya tertib administrasi dan kearsipan dengan mencontohkan sejarah pada masa Khalifah Umar bin Khattab. Saat itu terjadi kebingungan dalam administrasi pemerintahan karena surat-surat yang dikirim tidak mencantumkan tahun, sehingga menyulitkan penentuan waktu dan tindak lanjut suatu urusan. Dari peristiwa tersebut kemudian ditetapkan Kalender Hijriah sebagai sistem penanggalan resmi. Kisah tersebut menunjukkan bahwa administrasi dan kearsipan yang tertib sangat penting untuk menghindari kesalahan, kebingungan, serta hambatan dalam pengambilan keputusan.
Rakor Kearsipan Tahun 2026 menghadirkan sejumlah materi penting yang bertujuan meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di perangkat daerah. Materi pertama membahas Pembinaan Kearsipan Membangun Sistem Arsip yang Efektif di OPD, yang menekankan bahwa arsip merupakan bukti kegiatan dan peristiwa yang harus dikelola secara andal, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dalam materi tersebut dijelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis meliputi proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Keberhasilan pengelolaan arsip didukung oleh empat instrumen utama, yaitu Tata Naskah Dinas (TND), Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) yang harus diterapkan secara terintegrasi. Unit Pengolah bertugas mengelola arsip aktif, sedangkan Unit Kearsipan bertanggung jawab mengelola arsip inaktif, melaksanakan pembinaan, dan melakukan penyusutan arsip.
Materi kedua mengenai Pengelolaan Arsip Dinamis menjelaskan pentingnya pengelolaan arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital guna menjamin ketersediaan informasi, menjaga keutuhan arsip, serta mendukung akuntabilitas organisasi. Arsip harus diberkaskan, disimpan, dan ditata secara sistematis agar aman, mudah ditemukan kembali, dan mampu mendukung pelayanan publik yang berkualitas.
Sementara itu, materi ketiga membahas Penyusutan dan Pemusnahan Arsip, yaitu kegiatan pengurangan jumlah arsip melalui pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna, serta penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan sesuai Jadwal Retensi Arsip. Pemusnahan arsip hanya dapat dilakukan terhadap arsip yang telah memenuhi ketentuan dan tidak memiliki nilai guna lagi, sedangkan arsip yang memiliki nilai sejarah wajib dilestarikan sebagai arsip statis.
Selain peningkatan pemahaman mengenai pengelolaan arsip, kegiatan ini juga mendorong optimalisasi penggunaan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) sebagai bagian dari transformasi digital administrasi pemerintahan. Melalui penerapan SRIKANDI dan instrumen kearsipan yang sesuai standar, diharapkan tercipta tata kelola pemerintahan yang lebih efektif, transparan, dan akuntabel.
Perwakilan kecamatan yang mengikuti kegiatan ini terdiri dari staf Seksi Pemberdayaan Masyarakat (PM) Rukmala, staf Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan (PATEN) Rizal, dan staf Umum Kepegawaian (UMPEG) Subhan.
Subhan menyampaikan bahwa kegiatan tersebut memberikan pemahaman yang lebih mendalam mengenai pentingnya pengelolaan arsip yang tertib dan sesuai standar.
“Melalui rakor ini kami memperoleh banyak pengetahuan mengenai pengelolaan arsip yang baik dan sesuai ketentuan. Hal ini sangat penting untuk mendukung tertib administrasi serta meningkatkan akuntabilitas kinerja di lingkungan kerja,” ungkap Subhan.
Sementara itu, Rizal menilai bahwa pengelolaan arsip yang baik akan berdampak langsung terhadap peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
“Arsip yang tertata dengan baik akan memudahkan pencarian dokumen dan mempercepat proses pelayanan. Materi yang disampaikan menjadi bekal penting untuk diterapkan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari,” katanya.
Hal senada disampaikan oleh Rukmala yang menekankan pentingnya peningkatan kapasitas aparatur di bidang kearsipan.
“Pengelolaan arsip yang baik merupakan bagian dari upaya mewujudkan tata kelola pemerintahan yang profesional dan akuntabel. Pengetahuan yang diperoleh dalam rakor ini akan menjadi pedoman dalam mendukung tertib administrasi di lingkungan kecamatan,” ujarnya.
Melalui Rakor Kearsipan Kabupaten Banjar Tahun 2026 ini, diharapkan seluruh perangkat daerah mampu meningkatkan kualitas pengelolaan arsip secara berkelanjutan. Dengan dukungan sumber daya manusia yang kompeten, penerapan instrumen kearsipan yang sesuai standar, serta optimalisasi aplikasi SRIKANDI, tata kelola pemerintahan yang efektif, transparan, dan akuntabel dapat terus diwujudkan demi memberikan pelayanan publik yang semakin berkualitas kepada masyarakat Kabupaten Banjar.
(IP.Kab.Banjar/Brigade Informasi RA)